広報業務計画の策定のすすめ

皆さんの団体は広報業務の年間計画を策定しているでしょうか。多くの団体には広報業務に十分な時間をとれる担当者がおらず、年間計画まで手が回っていないのが現状です。年間計画をつくることで理事会や事務局で活動の全体像を共有でき、とても有益です。ぜひ広報業務の年間計画を策定してみてください。

定例会議を把握する

会員総会、理事会、評議員会、運営委員会などの定例化している重要な会議の日程を把握し、スケジュールに書き込んでおきます。これらを把握してくことで、理事会などで承認が必要になる活動でも、いつまでに企画をつくらなければならないか把握でき、スムーズに進みます。

大型イベントや記念日を把握する

アースデーやグローバルフェスタといった全国規模のイベント、地域単位で行われる祭りなど、自団体でコントロールできない大型イベントを把握し、スケジュールに書き込みます。それらのイベントに出展(出店)しない場合も、主催イベントが大型イベントと日程重複しないように調整するためにも把握してくことをおすすめします。また、活動に関係する記念日をピックアップしておくと、イベントやキャンペーンを 開催する時期の参考になります。

周年を確認する

周年行事はまたとない広報のチャンスになります。周年行事は企画や実施に時間がかかることも多いので、年間計画を策定するタイミングで周年を確認しておきましょう。周年は、設立、法人化、活動開始、販売開始、名称変更、キリの良い数字(会員数、販売個数、通算寄付額)などいろいろな切り口で考えることができます。

担当者へヒアリング

それぞれの担当者に、事業の方針・動向、事業の開始・終了、事業拠点・施設の新設、会員獲得や寄付キャンペーン、クラウドファンディング、助成金や補助金の申請状況、ボランティア募集、各種イベントの予定をヒアリングし、スケジュールを把握します。スケジュールだけでなく、目標や予算なども確認できていると理想です。

広報業務に関する計画の検討

広報業務というのは、たとえば会報誌、年次報告書、団体紹介パンフレット、イベントやボランティア募集のちらしの作成、新着情報の更新や新規ページの作成といったウェブサイト関連、メールマガジン、プレスリリースです。これらを具体的なスケジュールに落としていきます。特に会報誌など一斉発送する郵送物がある場合は、その日程は注意しておきましょう。場合によっては、制作物を完成・納品させる日程を合わせなければならないケースもありますし、他のものを同封することで経費削減になることもあります。

理事や担当者と共有する

作成した年間計画は、理事会や事務局内で共有します。共有することで、他の担当者や理事からの協力が得やすくなります。また、事務局では毎月、理事とは少なくとも2カ月に一度は進捗を共有できるのが望ましいです。広報は必ずしも計画通りには進みません。広報業務計画を柔軟に修正し、見直すことも大切です。

広報も他の活動同様、目的意識や目標設定が重要になります。しかし、はじめて計画を策定する場合は、広報業務を「見える化」することからはじめるのがよいと考えています。広報業務を「見える化」させることで、担当部署・担当者を超えた有機的な連動が意識され、広報業務の効率化にもつながります。広報が効率化されたタイミングで、目的や目標を設定しても遅くはありません。

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